I. BAG. Umum-Persuratan

No

Bidang Tugas dan Uraian Kegiatan

Waktu

Pelaksana

Penanggung jawab

M

J

H

Total Waktu

I

BAGIAN UMUM /URUSAN
RUMAH TANGGA

 

TATA PERSURATAN

 

A

Pengelolaan Surat Masuk

 

1

Mengelompokkan dan Mencatat
seluruh identitas surat ke dalam
buku agenda surat masuk

5

 

 

 

Pencatat

Umum

 

2

Memberikan lembar KK, LP, dan Disposisi

5

 

 

 

Pencatat

Umum

 

3

Meneruskan surat kepada
Pimpinan UP

5

 

 

 

Pencatat

Umum

 

4

Memberi perintah tindak
lanjut pada LD oleh Pimpinan UP

10

 

 

 

Pejabat

Umum

 

5

Menindaklanjuti isi perintah
pada LD

 

1

 

 

Pejabat

Umum

 

6

Mengarsipkan surat pada
Unit Pelaksana

5

 

 

 

Petugas
Arsip

Umum

 

7

Menyimpan dan menata
lembar KK, LP dan LD pada bok arsip

5

 

 

 

Pencatat

Umum

 

8

Memilah dan mencatat
arsip in aktif untuk diserahkan ke unit kearsipan

 

 

1

 

Petugas
Arsip

Umum

 

B

Pengelolaan Surat Keluar

 

1

Mengonsep surat dinas
sesuai dengan perintah pimpinan

15

 

 

 

Pejabat

Umum

 

2

Mengoreksi dan memaraf
konsep surat

10

 

 

 

Pejabat

Umum

 

3

Menandatangankan dan memberi
nomor surat

15

 

 

 

UP

Umum

 

4

Mengirimkan surat sesuai
dengan tujuannya

 

1

 

 

Umum

Umum

 

5

Mengarsipkan surat pada
Unit Pelaksana

5

 

 

 

Petugas
Arsip

Umum

 

6

Penyimpanan dan penataan
lembar KK pada bok arsip

5

 

 

 

UP

Umum

 

7

Memilah dan mencatat
arsip in aktif untuk diserahkan ke unit kearsipan

 

 

1

 

Petugas
Arsip

Umum

 

C

Pengelolaan / Penatausahaan Arsip

 

1

Menerima arsip in aktif
dari unit pengolah beserta daftarnya.

5

 

 

 

Petugas
Arsip

Umum

 

2

Menata arsip sesuai
dengan kode klasifikasi dan indeks surat

10

 

 

 

Petugas
Arsip

Umum

 

3

Membuat daftar retensi
arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku.

 

 

2

 

Petugas
Arsip

Umum

 

4

Melaksanakan retensi arsip
:

 

 

 

 

Petugas
Arsip

Umum

 

 

a

Membentuk panitia

 

 

1

 

Pejabat

Umum

 

 

b

Memilah arsip yang memenuhi
syarat untuk dimusnahkan

 

 

12

 

Panitia

Umum

 

 

c

Melaksanakan pemusnahan sesuai
dengan BA pemusnahan.

 

 

2

 

Panitia

Umum

 

 

Comments are closed